Comme pouvait l’être la signature papier, la signature mail est généralement inscrite en fin de contenu ou en bas de page.
Il est important de soigner sa présentation notamment dans un monde où le numérique ne cesse d’évoluer, surtout dans un milieu professionnel. Elle apporte sérieux et professionnalisme lors d’échange de mails avec vos interlocuteurs (clients, partenaires, fournisseurs, etc.).
La signature est un véritable gage de professionnalisme et de confiance pour votre interlocuteur. Telle une carte de visite, elle contient les informations nécessaires à transmettre. Elle permet de donner une bonne impression en fin de lecture de votre mail et ainsi améliorer l’image de l’entreprise.
De plus, elle indique un gage d’authenticité des documents envoyés tout en s’assurant de l’identité de l’émetteur du mail.
Votre interlocuteur doit directement savoir de qui provient le mail reçu. Il est donc important de mentionner votre nom et prénom, votre fonction et le nom de la société (ou le logo). Afin de réunir un maximum d’informations, vous pouvez rajouter les coordonnées téléphoniques et postales de l’entreprise.
Si vous avez un site internet et/ou des réseaux sociaux, il peut être judicieux de les mentionner.
Chez RouleMarcel, nous avons ajouté d’autres informations comme une photo portrait. Sur certaines périodes, nous ajoutons également un bandeau animé. Cela permet d’apporter des informations complémentaires telles que les vacances de Noël, d’été, des informations sur un nouveau service, ou encore les vœux d’une nouvelle année.
Sur l’aspect général de votre signature mail, il est préférable d’utiliser les éléments de votre charte graphique pour garder une cohérence avec l’identité visuelle de l’entreprise. En dehors de cela, il existe différentes façons de créer une signature mail :
Cette signature est beaucoup utilisée puisqu’elle est plutôt simple à créer et surtout à la portée de tous. Il suffit de mentionner les informations clés citées plus haut. Cependant, elle est peu visuelle, peu attirante et les éléments de la charte graphique sont trop souvent absents.
Le principe de cette signature consiste à créer un visuel au bon format et de l’importer en tant qu’image. Elle permet d’être plus esthétique sur la signature texte. Par contre, si vous souhaitez ajouter un site internet ou bien des réseaux sociaux, il faudra d’abord insérer une image, puis mettre un lien cliquable dessus. À savoir que certaines interfaces peuvent bloquer l’apparition de cette image.
Ce type de signature est la plus complète à ce jour. Elle est 100% personnalisable et permet d’ajouter différents liens (site internet, réseaux sociaux, page projet, etc.). Elle a un aspect très professionnel donnant ainsi plus de confiance envers vous et l’entreprise. Il est cependant fortement recommandé de la concevoir avec un professionnel pour qu’elle soit bien optimisée pour tous les outils (webmail, logiciel de messagerie…) mais aussi adaptée à tous les supports (ordinateur, tablette, mobile…).
Chez RouleMarcel, nous utilisons la signature HTML et c’est également celle que nous vous conseillons si vous avez les moyens (financiers, humains et/ou techniques) d’en réaliser une. Dans le cas où vous ne savez pas comment vous y prendre, pas d’inquiétude, nous sommes là pour ça 🙂
Votre signature mail n’est pas à prendre à la légère, il ne faut pas la négliger. Après avoir lu votre mail, ce sera la dernière chose que votre interlocuteur verra. Il est donc préférable de terminer ce mail positivement, en accrochant le destinataire afin qu’il se souvienne de vous et de votre entreprise (et par la suite vous recontacter).
Enfin, la signature mail est aussi un levier pour renforcer votre notoriété et asseoir votre image. Elle rentre dans le tout de votre stratégie et ne doit pas être négligée.
