De la création au routage de vos courriers et mailings

Dans un monde où le digital est aujourd’hui devenu indispensable, certaines techniques de communication “print” restent incontournables. Pour communiquer, nombreuses sont les entreprises qui utilisent les mailings papier appelés aussi publipostages.

Qu’est-ce qu’un mailing ?

La star de vos boîtes aux lettres

Le mailing est un outil de communication pour envoyer un message imprimé sur une période déterminée à une clientèle souhaitée. Le mailing est envoyé par voie postale, contrairement à l’emailing, qui est envoyé par voie électronique.

Pourquoi reste-t-il incontournable ?

Le mailing fait parti de ce qu’on appelle le marketing direct. Il permet de toucher directement une cible qualifiée. Celle-ci est réfléchie en amont dans le but d’avoir des destinataires réceptifs au message. L’hyperpersonnalisation est aujourd’hui un facteur majeur si l’on veut séduire son client. Un courrier qualitatif et personnalisé reçu dans une boîte aux lettres a plus d’impact sur le consommateur qu’un emailing qui lui, sera placé dans la corbeille de la boîte mail avant même d’être lu.

Quels sont les objectifs ?

L’envoi d’un mailing est préparé. Que se soit pour une opération spéciale, une invitation ou un autre message, celui-ci a toujours un objectif bien précis :

• Informer : présentation d’un nouveau produit ou d’un nouveau service
• Séduire : transmettre des offres, des promotions
• Prospecter : attirer de nouveaux clients
• Inviter : Faire venir le client à un événement, une inauguration ou autre
• Fidéliser : communiquer régulièrement avec les clients, créer du lien
• S’exposer : faire perdurer l’image de marque (et l’améliorer)

Les étapes de conception/production d’un mailing

Conception du mailing :

La première étape de création d’un mailing est le brief. Il permet de clarifier le message à faire passer, de récupérer les éléments sources du client qui devront apparaître (photos/logos) et de prendre connaissance des contraintes (s’il y en a) pour répondre à des objectifs marketing et/ou commerciaux.

Après cela, un graphiste de l’équipe de RouleMarcel passe à la création du mailing en utilisant divers logiciels créatifs et plus majoritairement Indesign (outil de mise en page). Une première maquette du mailing est envoyée au client, celle-ci est ensuite réajustée des suites des échanges entre RouleMarcel et le demandeur, jusqu’à validation de la maquette finale. RouleMarcel assure un rôle de conseil et d’accompagnement.

Publipostage :

Après la validation du mailing, le client nous transmet la liste des contacts à qui il doit être transmis. À la réception de celle-ci, une vérification du fichier s’impose pour supprimer toutes les sources d’erreurs possibles (les caractères spéciaux, les champs vides, les doublons …). Attention, la qualité de votre base de contacts est primordiale pour la réussite de votre mailing.

Lorsque le fichier est contrôlé et prêt, l’étape de publipostage peut commencer. Grâce aux fonctionnalités du logiciel FusionPro dédié à la presse, on lance une fusion des données entre la liste des contacts et le fichier type du mailing. À la fin de ce processus, les mailings sont adressés à chaque client présent sur la liste des destinataires et prêts à être imprimés.

De l’impression à la distribution :

Chez RouleMarcel nous sommes équipés d’une imprimante de type “presse numérique” de qualité professionnelle. Grâce à ses diverses options et fonctionnalités, elle nous permet d’imprimer sur de nombreux formats et un grand nombre de types et grammages de papiers. Le choix du support est important pour obtenir une impression numérique de qualité. Plusieurs caractéristiques sont à prendre en compte pour le choix d’un papier : son format, son grammage et sa finition. Il existe aujourd’hui une telle diversité (recyclé, brillant/mat, FSC/PEFC, …) qu’il faut prendre le temps de choisir le bon papier.

Après l’impression vient l’étape de façonnage, qui désigne la mise en forme du support. RouleMarcel est équipé d’une machine professionnelle conçue pour toutes sortes de finitions. Divers calculs et mesures sont réalisés sur les impressions, pour régler la machine au millimètre près. De ce fait, nous nous assurons d’un rendu précis et qualitatif. Une fois les mailings imprimés et découpés, le processus pour la livraison commence.

Les courriers passent par l’affranchissement et sont soumis au service de routage (tri avant envoi en fonction des destinataires). Pour finir, la distribution. Les mailings sont livrés dans la boîte aux lettres de chaque contact présent sur la liste fournie.

De part ses compétences et son équipement en interne, RouleMarcel est en mesure d’assurer l’ensemble des étapes de la chaîne graphique pour faire de vos campagnes mailings, une réussite.