Digitalisation des conventions du réseau Scania France 2021 et 2022 diffusées en live stream

C’est l’un des grands rendez-vous annuels de Scania France. L’un des temps forts du début d’année pour la marque au griffon. Chaque année, fin janvier ou début février, Scania France organise sa convention nationale au cœur de son réseau de magasins et garages. Un rendez-vous emblématique où le comité de direction revient sur ce qui a marqué l’année précédente et où il présente les grands thèmes et sujets qui vont faire l’année à venir.

Mais voilà, en janvier 2021, il y a comme une épidémie dans l’air… Et il est clairement impossible en plein rebond épidémique d’organiser un tel événement en public. Il faut d’urgence trouver une solution pour pallier l’impossibilité d’un événement en présentiel. Décision est donc prise au sein de Scania de faire une convention en distanciel.

Mais concrètement, comment faire : faut-il réaliser une visioconférence, avec les risques inhérents à ce genre de format (mauvaise connexion, délais…) ? Ou faut-il proposer un live stream plus encadré ? Pour RouleMarcel, qui accompagne l’entreprise dans sa communication depuis des années, cette première convention en distanciel se devait d’être qualitative, malgré l’urgence de la situation.

Et c’est ainsi que les Marcel ont proposé de réaliser un événement en live avec plusieurs flux vidéo, nécessitant une réalisation. L’événement serait ainsi réalisé en direct par RouleMarcel et diffusé en live aux membres du réseau Scania. Un sacré challenge à relever au pied levé ! Et voilà nos Marcel embarqués dans une folle aventure : celle de penser de A à Z un événement digital en live !

2021 : une convention made in Marcel

Première interrogation : où faire cette convention digitalisée ? Très vite, un lieu s’impose comme une évidence : le studio de l’agence. Avec de gros avantages : avoir le matériel déjà sur place, connaître tous les recoins du lieu de tournage, savoir comment l’aménager et mener des tests et essais en termes de décoration et d’aménagement du plateau. 

Les Marcel imaginent la scénographie et mettent la main à la pâte et les doigts sur la perceuse pour créer le meilleur décor possible dans les 28 m2 du studio des Marcel.

Objectif : créer de la profondeur, apporter différents effets visuels, au travers d’une décoration faite main au style professionnel mais chaleureux. Résultat : un plateau sur mesure parfaitement adapté à cette convention nationale Scania inédite ! 

En parallèle, nos Marcel graphistes s’attellent à la création de l’identité visuelle de l’événement. C’est ainsi que sont réalisés des habillages graphiques et sonores cohérents pour le live vidéo. Un motion design est également créé pour animer le live.

Set up multi caméras, régie, son, lumières

S’il faut confectionner le décor, il faut aussi réfléchir au set up des caméras. Pour une réalisation optimale, il est nécessaire d’avoir plusieurs angles de vue sur le plateau, pour un contenu plus riche, plus percutant, adapté à des échanges entre plusieurs intervenants. Les Marcel optent pour un set up multi caméras, avec l’appui et les compétences de leurs proches voisins Escape Feeling et Loutacam.

Et qui dit multi caméras, dit besoin d’une régie. Celle-ci est installée dans une pièce adjacente au studio. Un filage (répétition générale dans les conditions du direct) a lieu la veille de la convention, notamment pour bien caler les entrées et sorties des huit intervenants sur le plateau. 

Voilà le jour J arrivé. Chacun est à son poste et sait ce qu’il doit faire. Les différents intervenants se succèdent sur le plateau tandis qu’en régie on gère la réalisation et la diffusion en live. Tout se passe comme sur des roulettes (évidemment avec RouleMarcel ;)). Environ 150 sessions sont connectées à l’événement live et les retours sont très bons. La première convention nationale Scania France digitalisée est un succès.

Un résultat à la hauteur des attentes du client, à tel point que Scania décide de remettre ça en 2022, d’autant plus que le covid rode toujours… Puisque cela fonctionne, autant renouveler l’expérience digitalisée, cette fois avec plus de temps de préparation, plus de temps pour réfléchir à l’événement, pour le rendre plus “conforme” aux précédentes conventions organisées en physique. 

2022 : changement de dimension pour la convention

Voilà donc les Marcel repartis pour organiser une nouvelle convention digitalisée diffusée en live dans un contexte où le covid est toujours bien présent et contraignant en termes d’organisation d’événements. Très vite, la question du lieu se pose. L’agence a beau adorer son studio, impossible d’y faire tenir le nouvel autocar Scania Fencer et un tracteur représentatif de la marque, comme souhaité par le client ! La marque au griffon souhaite en effet présenter ses dernières nouveautés sur le plateau de la convention.

Les Marcel se mettent donc à la recherche d’un espace plus grand, beaucoup plus grand et pensent immédiatement à ce studio gigantesque découvert lors d’un shooting photo quelques mois plus tôt. Un studio près de Lyon, avec un plateau de 435 m2 ! De quoi faire tenir les véhicules, plusieurs espaces pour les différentes interventions, mais aussi une grue et une régie complète. 

Cette fois-ci aussi, nos Marcel graphistes mettent la main à la pâte en créant une identité visuelle inédite et de nouveaux habillages graphiques et sonores. 

Pour visualiser les différentes scénographies, des modélisations 3D sont réalisées, avec l’avis et l’appui d’Alive Events, prestataire technique événementiel habitué à de tels projets.  Sont aussi imaginés et ainsi modélisés des changements dans l’installation de plateau, des changements d’ambiance avec des jeux de lumière et de caméras différents selon les scènes. Des étapes de préparation indispensables en vue d’un live aussi dense. Scania France adore et valide !

Du studio maison au gigantesque plateau
de 435 m2

Pour réaliser un tel événement, Scania et RouleMarcel choisissent de faire appel au soutien des équipes d’Alive, habituées des événements live, des retransmissions en direct et des plateaux de grande taille. 

Car oui, ce sont près de 3 heures de direct qu’il faut préparer, avec 14 intervenants et une quinzaine de personnes en régie. Chacun son poste attitré et ses missions : son, lumière, cadrage, diffusion, grue, gestion du plateau… Avec un David survolté, lui le metteur en scène en manque de théâtre ! Les répétitions permettent de bien coordonner et dynamiser le déroulement de l’événement. Un filage en présence de tous les intervenants a lieu la veille pour régler les derniers détails et voilà notre équipe de Marcel prête à relever le défi d’un live digne d’une superproduction 😉 

Les quasi 3 heures de live se déroulent sans accroc, les plateaux s’enchaînent et les spectateurs répondent présent : 170 sessions sont connectées à distance et les spectateurs participent en posant des questions ensuite relayées en plateau.

Un vrai show à l’américaine à la française et un moment inoubliable pour nos Marcel, pas peu fiers d’avoir mené à bien ce projet monumental ! Un résultat rendu possible par l’implication, l’énergie et l’envie de toutes les équipes intégrées au projet, ainsi que par la confiance accordée par Scania France à RouleMarcel et ses partenaires ! Merci encore à eux ! 

On vous laisse, il se murmure que l’année prochaine c’est sur les plateaux d’Hollywood que les Marcel sont attendus 😉